La implementación de una plataforma de vinculación con el medio en una Institución de Educación Superior (IES) conlleva un cambio organizacional que afecta diversos aspectos, desde los procesos hasta los roles y relaciones dentro de la institución.
Nuestra experiencia nos indica que la tecnología en sí misma no es el mayor problema cuando se integra una nueva plataforma para gestionar el conocimiento de las actividades de VcM, sino las resistencias que este proceso genera en las personas, tanto colaboradores como usuarios.
Este cambio puede generar resistencia interna debido a preocupaciones sobre cómo la nueva tecnología impactará en el trabajo habitual de los miembros de la organización. En este contexto, es crucial abordar los desafíos relacionados con la resistencia al cambio para garantizar una transición exitosa hacia la nueva plataforma.
Resistencia a cambiar la cultura arraigada
La introducción de una nueva plataforma puede enfrentar resistencia debido a la necesidad de cambiar una cultura organizacional arraigada en ciertos procesos o formas de trabajo. Algunos colaboradores se sienten incómodos con el cambio y preferirían mantenerse en su zona de confort.
Por ello, nuestra estrategia es involucrarlos en el proceso de cambio desde el principio, proporcionando información transparente sobre los beneficios de la nueva plataforma, la necesidad de su implementación para responder a los nuevos desafíos del área de VcM y mostrarles cómo la tecnología puede mejorar sus procesos de trabajo. Todo ello para garantizarles que sus necesidades y preocupaciones sean tenidas en cuenta y promover un sentido de propiedad y compromiso con el cambio.
Promovemos una colaboración estrecha y continua entre los equipos de desarrollo y los usuarios finales, una comunicación abierta y transparente y su participación en la toma de decisiones y la generación de ideas para adaptar la plataforma a las necesidades y preferencias de la institución.
Esto nos permite involucrar a los colaboradores desde el principio y a alinear la nueva plataforma con la cultura organizacional de la institución.
Incertidumbre sobre el impacto en responsabilidades y procesos de trabajo
Hemos visto la preocupación que existe en los colaboradores sobre cómo la nueva plataforma afectará las responsabilidades y procesos de trabajo del personal académico y administrativo. La incertidumbre sobre los cambios en sus funciones les genera resistencia y ansiedad.
La opción por la metodología ágil promueve el trabajo en ciclos de desarrollo iterativos e incrementales, lo que permite a los colaboradores obtener una comprensión temprana de cómo la nueva plataforma afectará sus responsabilidades y procesos de trabajo. Ello permite clarificar los roles y responsabilidades de cada miembro del equipo en relación con la plataforma, brindando orientación y apoyo continuo durante la transición.
Además, los usuarios tienen la oportunidad de proporcionar retroalimentación continua a lo largo del proceso de desarrollo, lo que contribuye a diseñarla con roles y responsabilidades más pertinentes a la cultura organizacional.
Temor a aumentar la carga de trabajo
Definitivamente un problema no resuelto en el IES respecto al área de VcM es la carga adicional de trabajo que tienen los académicos, la cual es la mayoría de las instituciones aún no está formalizada completamente. Y efectivamente la profesionalización para el área implica un nivel de sistematización mayor que en tiempos pasados.
Por lo tanto, lidiar con la percepción del aumento de la carga de trabajo con este tipo de plataformas más avanzadas genera una resistencia a estas nuevas tecnologías, desde aprender a usarla hasta mantener actualizada la información que les solicitan.
Este proceso, que va más allá de la tecnología misma, requiere una gran facilitación y apoyo de parte del equipo desarrollador, proporcionando recursos adecuados, como manuales de usuario, tutoriales en línea y soporte técnico, para ayudar a los colaboradores a familiarizarse con la nueva plataforma de manera eficiente.
Esta capacitación y apoyo no solo debe ayudar a colaboradores a adquirir las habilidades necesarias para utilizar la nueva plataforma de manera efectiva, sino que también colaborar en la comprensión de los procesos asociados de la vinculación con el medio. Asimismo, asegurarse de que el proceso de implementación sea gradual y gestionable, permitiendo a los colaboradores adaptarse a los cambios, sin sentirse abrumados.
Nuestra metodología contribuye además al entregar valor de manera rápida y frecuente, lo que significa que los usuarios pueden comenzar a beneficiarse de las funcionalidades básicas de la plataforma en etapas tempranas del desarrollo. Esto ayuda a mitigar el temor a una carga de trabajo adicional al demostrar rápidamente cómo la nueva plataforma puede mejorar la eficiencia y la productividad.
Por último, es importante asegurarse de que la información solicitada a través de la plataforma sea acotada y pertinente, para evitar sobrecargar a los colaboradores y minimizar la resistencia al cambio.
Cuestionamiento sobre la eficacia y utilidad
Seguramente esta no será la primera plataforma o herramienta de sistematización que los colaboradores de institución hayan experimentado. La evolución de esta área implica procesos cada vez más avanzados y hemos visto escepticismo sobre la eficacia y utilidad, cuando se implementan nuevas plataformas. Especialmente si se han tenido experiencias negativas con tecnologías similares en el pasado.
Por ello, la demostración y retroalimentación constante, que realizamos en los ciclos iterativos, permite realizar demostraciones prácticas, destacando sus características y funcionalidades, dar oportunidades para experimentarla y, en ese proceso, recopilar retroalimentación de manera regular entre los usuarios durante todo el proceso de implementación. Esa información se utiliza para realizar ajustes y mejoras que aumenten la eficacia y utilidad percibida de la plataforma.
Concepción de la plataforma como una herramienta complementaria
Es esencial la plataforma se conciba como una herramienta complementaria que contribuye a comprender los procesos asociados de la vinculación con el medio y los beneficios que esa información puede generar – pesar del esfuerzo que implique generarla y sistematizarla.
Para muchos colaboradores, especialmente aquellos que no están familiarizados con el área de VcM, puede resultar abrumador comprender todos los aspectos y procesos involucrados. Al proporcionar materiales explicativos en los distintos módulos de la plataforma puede servir como una herramienta educativa que ayuda a los usuarios a comprender mejor qué es la vinculación con el medio, por qué es importante y cómo pueden contribuir a ella.
La capacitación y la educación son componentes clave para aumentar la confianza y la competencia de los usuarios en el uso de la plataforma. Al ofrecer materiales claros y accesibles, así como soporte continuo, los usuarios pueden sentirse más seguros al utilizar la plataforma y más dispuestos a explorar sus diversas funcionalidades y aplicaciones.
Reflexiones finales
La implementación de una plataforma de vinculación con el medio en una Institución de Educación Superior (IES) es un proceso complejo que enfrenta diversos desafíos, principalmente relacionados con la resistencia al cambio por parte de los colaboradores. Sin embargo, mediante estrategias adecuadas, es posible superar estas barreras y garantizar una transición exitosa hacia la nueva tecnología.
Al final del día, el objetivo principal es promover una cultura de innovación y colaboración que permita a la institución aprovechar al máximo las oportunidades que ofrece la vinculación con el medio, contribuyendo así a su crecimiento y éxito a largo plazo.