Cada institución educativa tiene su propia cultura organizacional, recursos disponibles y áreas de interés, lo que se traduce en un enfoque único alineado con su proyecto institucional.
La Comisión Nacional de Acreditación subraya el respeto por la identidad y diversidad de las Instituciones de Educación Superior (IES), reconociendo su autonomía en la organización interna y su relación con el entorno (Criterios y estándares de calidad para la acreditación institucional. Principios a la base de los criterios y estándares. Página 19).
Las plataformas genéricas pueden enfrentar dificultades para adaptarse a estas particularidades, ya que suelen diseñarse para cubrir una amplia gama de contextos, limitando su capacidad para ajustarse a las necesidades específicas de cada institución. En nuestra experiencia, las modificaciones adicionales requeridas para satisfacer los requisitos particulares de cada institución conllevan costos adicionales y un mayor tiempo de desarrollo.
Además, en el diseño de una plataforma de gestión del conocimiento no solo se deben considerar las necesidades y formas de trabajo específicas de la cultura organizacional, sino que también involucrar a los colaboradores en su diseño y desarrollo, dado que facilita la aceptación y adopción por parte de los usuarios finales.
A continuación, enumeramos algunas ventajas que hemos identificado en relación con los desarrollos personalizados de las plataformas de gestión del conocimiento:
- Alineación con objetivos institucionales: Al diseñar una plataforma personalizada, se puede garantizar que esté alineada con los objetivos estratégicos y los valores únicos de la institución. Esto asegura que todas las actividades de VcM registradas estén en consonancia con la misión y visión de la institución, así como con su modelo de gestión específico.
- Consideración de la diversidad de actividades: Cada institución lleva a cabo una variedad de actividades de VcM y una plataforma personalizada permite adaptarse óptimamente a los diferentes tipos de mecanismos definidos por la institución, proporcionando herramientas específicas para cada tipo de iniciativa y asegurando la captura adecuada de los resultados y contribuciones de cada una.
- Personalización de los procesos: Cada institución tiene procesos únicos, asociados con su modelo de gestión. Una plataforma personalizada permite ajustar estos procesos para satisfacer las necesidades particulares de la institución, optimizando así la gestión del área de VcM y garantizando la eficacia y eficiencia de los recursos asignados.
- Capacidades institucionales: En el área de VcM se generan diversos tipos de datos e información. Es crucial priorizar qué información se recopilará en la plataforma, teniendo en cuenta no solo su relevancia para los objetivos institucionales de VcM, sino también la capacidad de la institución para procesarla y utilizarla de manera efectiva. Si los procesos no tienen en cuenta las capacidades reales de los recursos humanos asignados a VcM en términos de cantidad de personal y horas dedicadas, esto puede resultar en una gestión ineficiente y generar frustración entre los colaboradores.
- Cumplimiento de normativas y estándares internos: Las instituciones están sujetas a regulaciones y estándares internos específicos en cuanto a la gestión de actividades de VcM. Una plataforma personalizada puede integrar estos requisitos de manera completa, asegurando el cumplimiento normativo y la coherencia con las políticas institucionales.
- Mayor involucramiento y apropiación institucional: Al desarrollar una plataforma personalizada, se puede involucrar a todas las partes interesadas relevantes en el proceso. Esto promueve un mayor sentido de apropiación y compromiso con el éxito de la plataforma, lo que se traduce en un mayor uso y aceptación, así como en una mayor disposición para contribuir activamente a su mejora continua.
Por último, es esencial reconocer que el ámbito de la Vinculación con el Medio es una disciplina relativamente reciente, dinámica y en constante cambio y actualización. Por lo tanto, al diseñar y desarrollar una plataforma personalizada para gestionar el conocimiento en este campo, es fundamental tener en cuenta esta dinámica y asegurarse de que la plataforma sea lo suficientemente flexible y adaptable para evolucionar con los nuevos desafíos y exigencias que puedan surgir en el futuro.
Ello se facilita cuando la institución tiene el control sobre su diseño y funcionamiento, permitiendo realizar ajustes y actualizaciones según sea necesario, lo que proporciona mayor flexibilidad y escalabilidad.
Este enfoque asegura que la plataforma satisfaga las necesidades reales de la comunidad institucional y promueva un mayor sentido de apropiación y compromiso con su éxito. Esto se refleja en un mayor uso y aceptación de la plataforma, así como en una mayor disposición para contribuir activamente a su mejora continua.
Algunas consideraciones claves
Involucramos a todas las partes interesadas relevantes en el proceso, desde los líderes institucionales hasta los usuarios finales, para garantizar que sus necesidades y expectativas se reflejen en el diseño final de la plataforma.
Realizamos un análisis exhaustivo de las necesidades y características específicas de la institución, para garantizar que la plataforma satisfaga adecuadamente sus requerimientos.
Establecemos mecanismos de retroalimentación y evaluación continua para identificar oportunidades de mejora y asegurar la adaptabilidad de la plataforma a los cambios del entorno.
Esto nos garantiza que la plataforma continúe siendo relevante y efectiva a lo largo del tiempo, contribuyendo así al éxito de las iniciativas de VcM en la institución.
Realizamos un diseño con un enfoque centrado en el usuario, asegurando que sea intuitiva y fácil de usar para todos los usuarios involucrados en el área de VcM.